Kurz erklärt
Eine Insellösung ist eine Software oder ein System, das eine einzelne Aufgabe löst, aber nicht oder nur schlecht mit den anderen Systemen im Betrieb verbunden ist. Daten müssen deshalb von Hand übertragen oder mehrfach erfasst werden.
Wie Insellösungen entstehen
Kaum ein Betrieb plant seine Insellösungen. Die Inseln wachsen einfach: Die Buchhaltung bekommt ein Programm, der Verkauf eine Excel-Liste, der Webshop seine eigene Kundendatenbank, die Zeiterfassung eine App. Jede Entscheidung war für sich vernünftig. Zusammen ergeben sie eine Landschaft, in der jedes Werkzeug seine eigene Wahrheit kennt.
Besonders hartnäckig sind Inseln, die eine einzelne Person gebaut hat: die kleine Access-Datenbank von früher oder die Excel-Datei mit Makros, die nur noch eine Kollegin versteht. Solange sie da ist, läuft alles. Ist sie in den Ferien, wird es spannend.
Der Begriff ist übrigens älter als die IT. Er beschreibt ganz allgemein Systeme, die mit verwandten Systemen nicht zusammenarbeiten. Das Gegenteil heisst Interoperabilität.
Was Insellösungen im Alltag kosten
Wo Daten von einem System ins nächste wandern müssen, entstehen Medienbrüche: Jemand tippt ab, kopiert, exportiert und importiert. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler. Typische Folgen:
- Dieselbe Adresse existiert in drei Varianten, und niemand weiss, welche stimmt.
- Der Verkauf sagt einen Liefertermin zu, ohne den Lagerbestand zu sehen.
- Auswertungen entstehen von Hand und sind veraltet, sobald sie fertig sind.
- Wissen steckt in Köpfen und Dateien statt in einem gemeinsamen System.
- Personendaten liegen verstreut, was Auskunfts- und Löschpflichten nach revDSG erschwert.
Zwei Auswege: verbinden oder zusammenführen
Der erste Weg ist, bestehende Programme über eine Schnittstelle zu verbinden. Das lohnt sich, wenn ein Werkzeug gut funktioniert und schwer zu ersetzen ist, etwa eine spezialisierte Branchensoftware.
Der zweite Weg ist ein ERP-System, das mehrere Inseln in einer gemeinsamen Datenbank zusammenführt. Meist ist die beste Lösung eine Mischung: zusammenführen, was eng zusammengehört, und anbinden, was bleiben soll. Nicht jede Insel muss untergehen – aber jede sollte eine Brücke haben.
Eine einfache Faustregel hilft beim Sortieren: Wo dieselben Daten in zwei Programmen gepflegt werden, lohnt sich ein genauer Blick. Wo ein Werkzeug eine ganz eigene Aufgabe erfüllt und Daten nur gelegentlich weitergibt, darf es bleiben.
Von der Insel ins Odoo
Odoo vereint CRM, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte und Buchhaltung in einem System. Der Umstieg muss nicht auf einen Schlag passieren: Viele Betriebe starten mit wenigen Apps und lösen die übrigen Inseln Schritt für Schritt ab. Dazu gehört eine saubere Datenmigration, damit Dubletten nicht mit umziehen.
Welche Inseln sich bei euch zuerst lohnen, finden wir in der Beratung heraus. Wichtig ist danach, die abgelösten Programme auch wirklich abzuschalten – sonst pflegt bald wieder jemand «nur zur Sicherheit» die alte Liste weiter.
Häufige Fragen zu Insellösung
Deine Frage ist nicht dabei? Frag uns direkt – das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Was ist ein Medienbruch?
Ein Medienbruch entsteht, wenn Daten zwischen Systemen oder Medien von Hand übertragen werden müssen – etwa eine Bestellung aus dem Mail ins Lagerprogramm abtippen. Medienbrüche sind die typische Fehlerquelle von Insellösungen.
Muss man alle Insellösungen ersetzen?
Nein. Was gut funktioniert und schwer zu ersetzen ist, kann bleiben und über eine Schnittstelle angebunden werden. Ersetzen lohnt sich dort, wo Daten heute doppelt gepflegt werden.
Ist Excel eine Insellösung?
Oft ja: Eine Excel-Liste, die neben dem eigentlichen System geführt wird, ist eine klassische Insel. Excel selbst ist ein gutes Werkzeug, nur eben kein gemeinsames System für den ganzen Betrieb.