Kurz erklärt
Eine Datenmigration ist die Übertragung von Daten aus einem bisherigen System – etwa Excel, einer alten Buchhaltung oder einem früheren ERP – in ein neues System, einschliesslich Bereinigung, Umwandlung in die neue Struktur und Prüfung.
Welche Daten umziehen – und welche nicht
Bei einem Systemwechsel ziehen in der Regel die Stammdaten um: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preislisten und der Kontenplan. Dazu kommen offene Posten – unbezahlte Rechnungen und Lieferantenrechnungen – sowie Anfangssaldi und Lagerbestände auf einen Stichtag, oft den Beginn eines Geschäftsjahres.
Die vollständige Historie mitzunehmen, ist dagegen selten nötig und oft aufwendig. Wichtig ist, dass die alten Daten erreichbar bleiben: Nach Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden, ab Ende des Geschäftsjahres. Elektronisch ist das zulässig, solange die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können. Ein sauberes Archiv des Altsystems ersetzt deshalb manche Migration.
So läuft eine Datenmigration ab
Eine Migration ist weniger ein Export-Knopf als ein kleines Projekt mit klaren Schritten:
- Bestandesaufnahme: Wo liegen welche Daten, und wer ist dafür verantwortlich?
- Bereinigung: Dubletten zusammenführen, veraltete Einträge aussortieren, Formate vereinheitlichen.
- Zuordnung: Welche Spalte im Altsystem wird zu welchem Feld im neuen System?
- Testimport: Daten in eine Testdatenbank laden und mit den Fachleuten prüfen.
- Abgleich: Saldi, offene Posten und Bestände mit dem Altsystem vergleichen, idealerweise zusammen mit dem Treuhänder.
- Umstellung: Finaler Import auf den Stichtag, danach wird nur noch im neuen System gearbeitet.
Typische Stolpersteine
Der häufigste Fehler ist, Daten ungeprüft zu übernehmen. Was im alten System unordentlich war, ist es im neuen auch – nur mit frischem Anstrich. Doppelte Kunden, uneinheitliche Adressen oder falsch zugeordnete MWST-Codes fallen oft erst auf, wenn die erste Rechnung falsch rausgeht.
Ebenfalls unterschätzt: Datensätze hängen zusammen. Ein Auftrag verweist auf einen Kunden, ein Artikel auf eine Kategorie. Die Reihenfolge der Importe und eindeutige Kennungen entscheiden darüber, ob diese Verknüpfungen heil ankommen. Und wer alles mitnehmen will, «falls man es mal braucht», verlängert das Projekt meist ohne echten Nutzen.
Datenmigration nach Odoo
Odoo importiert Daten aus Excel- und CSV-Dateien. Für häufige Fälle wie Kontakte, Produkte oder Kontoauszüge gibt es Vorlagen, und mit der Schaltfläche «Testen» prüft ihr eine Datei, bevor etwas gespeichert wird. Über die sogenannte externe ID bleiben Verknüpfungen erhalten, und Datensätze lassen sich später gezielt aktualisieren. Wichtig: Ein Import lässt sich nicht rückgängig machen – darum zuerst in einer Testdatenbank üben.
Ob die Daten aus Excel, einem anderen Programm oder einer älteren Odoo-Version kommen: Wir übernehmen sie im Rahmen der Odoo Einführung und räumen vorher mit euch auf. Ein Versionswechsel innerhalb von Odoo ist übrigens ein eigenes Thema; was dabei zu beachten ist, zeigt unser Beitrag zu Odoo 20.
Häufige Fragen zu Datenmigration
Deine Frage ist nicht dabei? Frag uns direkt – das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Wie lange dauert eine Datenmigration?
Das hängt von Menge und Qualität der Daten ab. Ein paar saubere Excel-Listen sind schneller übernommen als ein langjähriges ERP mit vielen Verknüpfungen; die Bereinigung braucht meist mehr Zeit als der Import selbst.
Müssen wir alle alten Buchungen ins neue System übernehmen?
Nein. Meist reichen Stammdaten, offene Posten und Saldi auf einen Stichtag. Die alten Bücher müssen aber zehn Jahre lesbar aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem Archiv des Altsystems.
Welche Dateiformate kann Odoo importieren?
Excel (.xlsx) und CSV. Für Kontakte, Produkte und Kontoauszüge stellt Odoo fertige Vorlagen bereit.