Was ist Dokumentenmanagement (DMS)?

Mehr als ein Dateiserver

Ein Netzlaufwerk speichert Dateien. Ein DMS weiss zusätzlich, was ein Dokument ist, wozu es gehört und wer es sehen darf. Statt den richtigen Ordner zu erraten, findest du die Lieferantenrechnung über Lieferant, Datum oder Betrag. Und statt «Vertrag_final_v2_neu» gibt es eine Datei mit sauberer Versionsgeschichte.

• Erfassung: Scans, E-Mail-Anhänge und Uploads landen automatisch an einem Ort.
• Ordnung: Ordner, Tags und Metadaten statt tief verschachtelter Pfade.
• Zugriffsrechte: Wer darf lesen, wer bearbeiten, wer freigeben?
• Versionen und Verlauf: Jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
• Abläufe: Dokumente zur Prüfung, Freigabe oder Unterschrift weiterleiten.

Aufbewahrung in der Schweiz

Für Geschäftsunterlagen gelten gesetzliche Fristen. Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres. Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können. Die Details regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Geschäfts- und Revisionsbericht sind dagegen schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.

Ein DMS sorgt für Ordnung und Auffindbarkeit. Ob eure Lösung die Anforderungen der GeBüV an Integrität und Protokollierung erfüllt, klärt ihr am besten mit eurem Treuhänder, bevor das Papierarchiv in den Container wandert.

Separates DMS oder Ablage im ERP?

Klassische DMS-Lösungen stehen oft neben den übrigen Programmen. Das funktioniert, verlangt aber eine Schnittstelle oder doppelte Ablage: Die Rechnung liegt im DMS, die Buchung in der Buchhaltung. Liegen die Dokumente im ERP, hängen sie direkt am Kunden, am Auftrag oder an der Buchung, und der Zusammenhang ist immer dabei.

Egal, welche Variante ihr wählt: Legt vorab fest, wer welche Ordner sieht, wie Dateien benannt werden und was mit den Unterlagen ausgetretener Mitarbeitender passiert. Dokumente mit Personendaten, etwa Lohnunterlagen oder Bewerbungen, brauchen besonders enge Zugriffsrechte – angemessene Datensicherheit verlangt auch das revDSG. Ein DMS ohne solche Regeln ist bald so unübersichtlich wie das alte Laufwerk, nur mit besserer Suche.

Dokumentenmanagement in Odoo

In Odoo übernimmt Odoo Dokumente diese Rolle. Die App sammelt Dateien aus Uploads, Scans und ordnerspezifischen E-Mail-Adressen, verwaltet Zugriffsrechte und Versionen und lässt fehlende Unterlagen per Anfrage bei Kundschaft oder Lieferanten einfordern. Eingangsrechnungen gehen von dort direkt in die Buchhaltung, was die Kreditorenbuchhaltung spürbar entlastet.

Verträge und Offerten schickt ihr mit E-Signatur zur digitalen Unterschrift. Für internes Wissen wie Anleitungen und Prozessbeschreibungen eignet sich zusätzlich die Wissensdatenbank. Welche Ordnerstruktur und Rechte zu euch passen, legen wir bei der Einführung gemeinsam mit euch fest.

Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement

Deine Frage ist nicht dabei? Frag uns direkt – das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Wie lange müssen Belege in der Schweiz aufbewahrt werden?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, die Anforderungen dazu regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archiv?

Ein DMS verwaltet Dokumente, mit denen gearbeitet wird: ablegen, finden, bearbeiten, freigeben. Ein Archiv bewahrt abgeschlossene Unterlagen unverändert für die gesetzliche Frist auf. Viele Lösungen decken beides ab, aber nicht automatisch mit denselben Anforderungen.

Brauchen wir ein separates DMS, wenn wir ein ERP haben?

Nicht unbedingt. Bringt das ERP eine Dokumentenablage mit, wie Odoo mit der App Dokumente, liegen Belege direkt bei Kunden, Aufträgen und Buchungen. Ein separates DMS lohnt sich eher bei sehr speziellen Anforderungen.