Kurz erklärt
Die Kreditorenbuchhaltung führt alle Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern: Sie erfasst Eingangsrechnungen, prüft und gibt sie frei und sorgt dafür, dass sie fristgerecht bezahlt werden.
Kreditoren im Überblick
Kreditoren – vom lateinischen credere, vertrauen – sind alle, die euch etwas geliefert oder geleistet haben und noch auf ihr Geld warten: Lieferanten, Subunternehmer, der Vermieter, die Software-Anbieterin. Jede offene Eingangsrechnung ist ein Posten in der Kreditorenbuchhaltung.
Wie bei den Debitoren handelt es sich um eine Nebenbuchhaltung mit den Details pro Lieferant. Im Hauptbuch steht die Summe, im Kontenrahmen KMU auf dem Konto 2000 «Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen».
Von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung
Der Ablauf ist in den meisten Betrieben ähnlich:
- Erfassen: Rechnung kommt per Post, E-Mail oder als eBill und wird mit Lieferant, Betrag, Fälligkeit und Konto erfasst
- Prüfen: Stimmen Menge und Preis mit Bestellung und Lieferung überein?
- Freigeben: Die zuständige Person bestätigt, dass die Rechnung bezahlt werden darf
- Verbuchen: inklusive Vorsteuer für die MWST-Abrechnung
- Bezahlen: gesammelt als Zahlungsauftrag an die Bank, rechtzeitig vor Fälligkeit oder innerhalb der Skontofrist
Worauf ihr achten solltet
Der Klassiker im KMU: Rechnungen liegen auf einem Stapel, werden abgetippt, im E-Banking ein zweites Mal erfasst und landen dann im Ordner. Das ist doppelte Arbeit und eine Einladung für Fehler bei IBAN oder Betrag.
Drei Dinge helfen am meisten. Erstens ein Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, damit ihr nur bezahlt, was bestellt und geliefert wurde. Zweitens eine klare Freigaberegel, wer welche Beträge freigeben darf – das schützt auch vor gefälschten Rechnungen, die von einer angeblich neuen IBAN schwärmen. Drittens Zahlungen als Datei nach ISO 20022 an die Bank statt Abtippen. Skontofristen sind dabei bares Geld, das man ohne Überblick gern liegen lässt.
Und nach der Zahlung ist vor der Revision: Geschäftsbelege müsst ihr nach Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahren. Elektronisch ist das erlaubt, sofern die Belege unverändert und jederzeit lesbar bleiben – ein geordnetes digitales Archiv ist also kein Luxus, sondern spart den Gang in den Keller.
Kreditorenbuchhaltung in Odoo
In Odoo beginnt die Kreditorenbuchhaltung oft schon bei der Bestellung im Odoo Einkauf: Die Lieferantenrechnung wird gegen bestellte und erhaltene Mengen geprüft. Eingangsrechnungen landet ihr per E-Mail oder Scan in der Buchhaltung oder in Odoo Dokumente, die KI-Belegerfassung liest Lieferant, Beträge und Fälligkeit aus.
Freigegebene Rechnungen bezahlt ihr gesammelt: Die Odoo Buchhaltung erzeugt daraus eine Zahlungsdatei für eure Bank und gleicht die Belastung später mit dem Kontoauszug ab. Wer mehrstufige Freigaben braucht, ergänzt sie mit Odoo Genehmigungen.
Häufige Fragen zu Kreditorenbuchhaltung
Deine Frage ist nicht dabei? Frag uns direkt – das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Was sind Kreditoren?
Kreditoren sind Lieferanten und Dienstleister, denen euer Betrieb noch Geld schuldet. Im Kontenrahmen KMU stehen sie auf dem Konto 2000 «Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen».
Wie kann ich Eingangsrechnungen automatisch erfassen?
Mit einer Belegerkennung, die Lieferant, Beträge, MWST und Fälligkeit aus PDF oder Scan ausliest. In Odoo übernimmt das die KI-Belegerfassung der Buchhaltung; ihr prüft nur noch und gebt frei.
Wie schütze ich mich vor gefälschten Lieferantenrechnungen?
Mit klaren Freigaberegeln, einem Abgleich mit Bestellung und Wareneingang und einer Rückfrage über einen bekannten Kanal, bevor ihr Bankdaten eines Lieferanten ändert.