Was ist das Mahnwesen?

Wann ist eine Rechnung im Verzug?

Das Obligationenrecht regelt den Zahlungsverzug in Artikel 102. Ist eine Forderung fällig, kommt die Schuldnerin grundsätzlich erst durch eine Mahnung in Verzug. Habt ihr einen bestimmten Verfalltag vereinbart, etwa «zahlbar bis 31. März», tritt der Verzug schon mit Ablauf dieses Tages ein, ganz ohne Mahnung.

Ab dann schuldet die Kundschaft Verzugszins. Nach Artikel 104 OR beträgt er 5 Prozent pro Jahr, auch wenn vertraglich ein tieferer Zins vereinbart war. Mahngebühren sieht das Gesetz dagegen nicht vor; verlangen könnt ihr sie, wenn sie vereinbart sind, zum Beispiel in euren AGB.

Mahnstufen in der Praxis

Ein Mythos hält sich hartnäckig: Es braucht drei Mahnungen. Das Gesetz kennt keine solche Regel, eine Mahnung genügt. In der Praxis hat sich trotzdem ein gestuftes Vorgehen bewährt, weil die meisten offenen Rechnungen schlicht vergessen gingen:

• Zahlungserinnerung: freundlich, kurz nach Fälligkeit, mit Kopie der Rechnung und QR-Zahlteil
• Mahnung: mit neuer, klarer Frist und Hinweis auf Verzugszins
• Letzte Mahnung: mit Ankündigung der Betreibung, falls bis zur Frist nichts eingeht

Wenn alles nichts nützt: die Betreibung

Zahlt die Kundschaft trotz Mahnungen nicht, bleibt in der Schweiz die Betreibung nach dem Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG). Ihr stellt beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz der Schuldnerin ein Betreibungsbegehren, das Amt stellt einen Zahlungsbefehl zu. Die Schuldnerin kann innert zehn Tagen Rechtsvorschlag erheben; dann braucht ihr eine Rechtsöffnung durch das Gericht, bevor es weitergeht.

Eine Betreibung kostet Zeit und Nerven. Ein konsequentes, früh einsetzendes Mahnwesen ist deshalb die günstigere Variante – und meistens auch die freundlichere für die Kundenbeziehung.

Ganz liegen lassen solltet ihr offene Forderungen trotzdem nicht: Je nach Art verjähren sie nach fünf oder zehn Jahren (Art. 127 und 128 OR). Eine Betreibung unterbricht die Verjährung, eine einfache Mahnung dagegen nicht.

Mahnwesen in Odoo

In der Odoo Buchhaltung legt ihr Mahnstufen mit Fristen, Texten und Versandart fest. Odoo erkennt überfällige Rechnungen aus der Debitorenbuchhaltung selbst und schlägt die nächste Stufe vor oder verschickt sie automatisch per E-Mail, auf Wunsch mit Rechnungskopie und QR-Zahlteil. Weil Zahlungseingänge laufend abgeglichen werden, bekommt niemand eine Mahnung für eine Rechnung, die gestern bezahlt wurde. Die Vorlagen schreiben wir bei der Einführung gern so, dass sie nach euch klingen und nicht nach Inkassobüro.

Häufige Fragen zu Mahnwesen

Deine Frage ist nicht dabei? Frag uns direkt – das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Wie hoch ist der Verzugszins in der Schweiz?

Nach Art. 104 OR 5 Prozent pro Jahr, sofern vertraglich kein höherer Zins vereinbart ist. Ein tieferer vertraglicher Zins gilt im Verzug nicht.

Wie viele Mahnungen braucht es vor der Betreibung?

Gesetzlich keine bestimmte Anzahl. Üblich sind eine Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen, bevor ein Betrieb die Betreibung einleitet.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur wenn sie mit der Kundschaft vereinbart sind, etwa in den AGB oder auf der Offerte. Der gesetzliche Verzugszins gilt dagegen auch ohne Vereinbarung.