Kurz erklärt
Die Lohnbuchhaltung berechnet die Löhne der Mitarbeitenden, zieht Sozialversicherungsbeiträge und allenfalls Quellensteuer ab, zahlt die Nettolöhne aus und meldet die Lohndaten an Versicherungen und Behörden.
Vom Bruttolohn zum Nettolohn
Jeden Monat wiederholt sich derselbe Ablauf: Grundlohn oder Stunden erfassen, Zulagen, Überstunden und Spesen dazurechnen, Abzüge berechnen, Nettolohn auszahlen, Lohnabrechnung verschicken und alles verbuchen. Dazu kommen die Arbeitgeberbeiträge, die nicht auf der Abrechnung der Mitarbeitenden erscheinen, aber euer Budget belasten.
Am Jahresende folgen der Lohnausweis für die Steuererklärung der Mitarbeitenden und die Jahresmeldungen an die Versicherungen. Wer hier im Dezember erst anfängt, Daten zusammenzusuchen, feiert Silvester gern im Büro.
Die Sozialversicherungen im Lohn
Die Abzüge in der Schweiz folgen mehreren Gesetzen. Die wichtigsten:
- AHV/IV/EO: Alters- und Hinterlassenen-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung, 2026 insgesamt 10,6 % des Lohns, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Mitarbeitenden getragen
- ALV: Arbeitslosenversicherung, 2,2 % bis zu einem Jahreslohn von CHF 148’200, ebenfalls hälftig
- BVG: berufliche Vorsorge (Pensionskasse), obligatorisch ab einem bestimmten Jahreslohn, Beiträge je nach Reglement der Vorsorgeeinrichtung
- UVG: Unfallversicherung; die Prämie für Berufsunfälle trägt der Arbeitgeber, die für Nichtberufsunfälle in der Regel die Mitarbeitenden
- FAK: Familienzulagen über die kantonale Familienausgleichskasse, finanziert hauptsächlich mit Arbeitgeberbeiträgen, die je nach Kanton unterschiedlich hoch sind
Quellensteuer und elektronische Lohnmeldung
Bei ausländischen Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung C sowie bei Personen mit Wohnsitz im Ausland zieht der Arbeitgeber die Einkommenssteuer direkt vom Lohn ab und rechnet sie mit der kantonalen Steuerverwaltung ab. Tarife und Abläufe unterscheiden sich je nach Kanton.
Damit Lohndaten nicht an jede Stelle einzeln gemeldet werden müssen, gibt es den Standard ELM, das einheitliche Lohnmeldeverfahren von Swissdec. Getragen wird Swissdec unter anderem von Suva, den AHV-Ausgleichskassen, der Schweizerischen Steuerkonferenz und dem Bundesamt für Statistik. Eine Lohnsoftware mit ELM übermittelt die Daten aus einem Programm an Ausgleichskassen, Versicherungen, Steuerämter und Statistik. Swissdec zertifiziert Lohnprogramme dafür, die aktuelle Zertifizierungsbasis ist ELM 6.0. Fragt bei der Wahl einer Lösung deshalb konkret nach, welche ELM-Version und welche Empfänger sie unterstützt.
Lohnbuchhaltung im ERP oder beim Treuhänder?
Viele KMU geben die Löhne an einen Treuhänder oder ein Lohnbüro. Das ist eine gute Lösung, wenn intern das Know-how oder die Zeit fehlt. Der Aufwand verschiebt sich dann aber oft nur: Jemand muss jeden Monat Stunden, Absenzen und Spesen zusammentragen und weitergeben.
In Odoo übernimmt die App Personalabrechnung die Lohnläufe. Verträge und Personaldaten kommen aus Odoo Mitarbeiter, Ferien und Absenzen aus Odoo Abwesenheiten, Spesen aus der Spesenabrechnung, und die Buchungen landen in der Buchhaltung – auf Wunsch verteilt auf Kostenstellen. Euer Treuhänder kann dabei direkt im System prüfen oder die Lohnläufe selbst durchführen. Ob ihr die Löhne intern abrechnet oder extern, und welche Anforderungen eure Lösung bei den Lohnmeldungen erfüllen muss, klären wir mit euch in der Beratung.
Häufige Fragen zu Lohnbuchhaltung
Deine Frage ist nicht dabei? Frag uns direkt – das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Welche Abzüge gibt es auf dem Lohn in der Schweiz?
Die wichtigsten sind AHV/IV/EO, ALV, die berufliche Vorsorge (BVG) und in der Regel die Nichtberufsunfallversicherung. Dazu kommen je nach Betrieb Krankentaggeld und bei ausländischen Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung C die Quellensteuer.
Was ist ELM?
ELM steht für einheitliches Lohnmeldeverfahren. Mit diesem Swissdec-Standard übermittelt eine zertifizierte Lohnsoftware die Lohndaten elektronisch an Ausgleichskassen, Versicherungen, Steuerämter und das Bundesamt für Statistik.
Kann der Treuhänder die Löhne in unserem ERP abrechnen?
Ja, mit einem eigenen Zugang kann euer Treuhänder oder Lohnbüro die Lohnläufe in Odoo prüfen oder selbst durchführen. Mehr dazu auf der Seite zur Odoo Personalabrechnung.