Kurz erklärt
Zeiterfassung ist das Aufzeichnen von Arbeitszeiten: als Arbeitszeiterfassung, die in der Schweiz für die meisten Arbeitnehmenden vorgeschrieben ist, oder als Projekt- und Leistungserfassung, die Stunden Aufträgen zuordnet und verrechenbar macht.
Zwei Arten von Zeiterfassung
Im Alltag landen zwei Dinge im selben Topf, die unterschiedliche Zwecke haben:
- Arbeitszeiterfassung: Wann und wie lange hat jemand gearbeitet? Das dient dem Gesundheitsschutz und dem Nachweis gegenüber den Behörden.
- Projekt- oder Leistungserfassung: Woran wurde gearbeitet? Diese Erfassung ordnet Stunden Kunden, Aufträgen und Aufgaben zu und ist die Grundlage für Rechnungen, Nachkalkulation und Kostenstellen.
Was das Arbeitsgesetz in der Schweiz verlangt
Nach Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) und Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) müssen Arbeitgebende Unterlagen führen, aus denen unter anderem die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Ausgleichs- und Überzeitarbeit und deren Lage sowie Pausen ab einer halben Stunde hervorgehen. Aufzubewahren sind sie mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit. Das gilt für alle, die dem Arbeitsgesetz unterstehen; ausgenommen sind etwa höhere leitende Angestellte. Reine Vertrauensarbeitszeit ganz ohne Aufzeichnung sieht das Gesetz für die meisten Angestellten also nicht vor.
Seit 2016 gibt es zwei Erleichterungen. Den Verzicht auf die Erfassung (Art. 73a ArGV 1) erlaubt nur ein Gesamtarbeitsvertrag, und auch dann nur für Mitarbeitende mit grosser Zeitautonomie und einem Bruttojahreslohn über 120’000 Franken. Für KMU wichtiger ist die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1: Wer seine Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegt – das SECO nennt als Richtwert mindestens einen Viertel –, erfasst nur noch die tägliche Arbeitszeit. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit gehören Beginn und Ende trotzdem dazu.
Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden können die vereinfachte Erfassung individuell und schriftlich vereinbaren. Die Vereinbarung muss auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften hinweisen, und jedes Jahr ist ein Gespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren. Im Zweifel helfen die Wegleitung des SECO oder das kantonale Arbeitsinspektorat weiter.
Worauf es in der Praxis ankommt
Die beste Zeiterfassung ist die, die tatsächlich gemacht wird. Erfassen auf dem Handy, ein Timer für laufende Arbeiten und Erinnerungen an fehlende Einträge bringen mehr als jede Weisung. Für die Verrechnung zählt zusätzlich, dass Stunden direkt beim richtigen Auftrag landen – sonst wird am Monatsende rekonstruiert statt abgerechnet.
Zeiterfassung in Odoo
Odoo trennt die beiden Arten sauber. Mit Odoo Zeiterfassung bucht ihr Stunden per Timer oder in der Wochenansicht auf Projekte und Aufgaben, abrechenbare Zeit landet auf der Rechnung. Für Präsenzzeiten gibt es die App Anwesenheiten, die als Stempeluhr am Rechner oder im Kiosk-Modus funktioniert und Überstunden ausweist. Ferien und Absenzen verwaltet ihr in Abwesenheiten.
Welche Kombination zu euch passt und wie ihr die Vorgaben des Arbeitsgesetzes abbildet, klären wir in der Beratung.
Häufige Fragen zu Zeiterfassung
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Ist Zeiterfassung in der Schweiz Pflicht?
Ja, für die meisten Arbeitnehmenden, die dem Arbeitsgesetz unterstehen (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Unter bestimmten Voraussetzungen genügt die vereinfachte Erfassung der täglichen Arbeitszeit (Art. 73b ArGV 1), ein vollständiger Verzicht ist nur mit Gesamtarbeitsvertrag möglich (Art. 73a ArGV 1).
Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?
Mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit, so verlangt es Art. 73 ArGV 1.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung hält fest, wann und wie lange jemand gearbeitet hat. Die Projektzeiterfassung zeigt, woran gearbeitet wurde, und ist die Grundlage für Rechnungen und Nachkalkulation.