Kurz erklärt
Kanban ist eine Methode, Arbeits- und Materialfluss nach dem Pull-Prinzip zu steuern. Entstanden als Kartensystem in der Produktion von Toyota, steht der Begriff heute auch für Boards, auf denen Aufgaben als Karten durch Spalten wie «Offen», «In Arbeit» und «Erledigt» wandern.
Kanban in der Produktion: das Pull-Prinzip
Das japanische Wort Kanban bedeutet etwa «Karte» oder «Schild». Bei Toyota legte Taiichi Ohno die Grundlagen für ein Produktionssystem, das nur herstellt, was gebraucht wird, wann es gebraucht wird und in der benötigten Menge (Just-in-Time). Die Kanban-Karte ist das Signal dafür: Entnimmt ein Arbeitsschritt Teile, geht eine Karte an den vorgelagerten Schritt zurück. Erst dann wird nachproduziert oder nachgeliefert.
Dieses Pull-Prinzip ist ein Kern von Lean Management. Statt nach Plan auf Vorrat zu produzieren, zieht der tatsächliche Verbrauch den Nachschub. Das senkt Bestände und macht Engpässe sichtbar. In vielen Werkstätten funktioniert das bis heute ganz analog mit zwei Behältern: Ist der erste leer, wird nachbestellt, während der zweite noch reicht.
Kanban als Board für Wissensarbeit
Anfang der 2000er-Jahre übertrug David J. Anderson die Idee auf Softwareentwicklung und Wissensarbeit. Aus der Karte wurde eine Aufgabe, aus der Produktionslinie ein Board mit einer Spalte pro Arbeitsschritt. Drei Grundsätze machen ein Board zu echtem Kanban:
- Arbeit sichtbar machen: Jede Aufgabe ist eine Karte, jede Spalte ein Schritt.
- Laufende Arbeit begrenzen: Eine Obergrenze pro Spalte (WIP-Limit) verhindert, dass alles angefangen und nichts fertig wird.
- Fluss verbessern: Wo sich Karten stauen, liegt der Engpass – genau dort setzt ihr an.
Kanban, Scrum und die Kanban-Ansicht
Ein einfaches Board für ein KMU-Team kann so aussehen: «Eingang», «Diese Woche», «In Arbeit (max. 3)», «Wartet auf Rückmeldung», «Erledigt». Die Zahl in Klammern ist das WIP-Limit. Klingt banal, verändert aber spürbar, wie viele Dinge gleichzeitig halb fertig herumliegen.
Im Unterschied zu Scrum kennt Kanban keine festen Sprints und Rollen. Gestartet wird mit eurem bestehenden Ablauf, den ihr schrittweise verbessert. Darum passt die Methode gut zu KMU, in denen dieselben Leute verkaufen, umsetzen und betreuen.
Viele Programme bieten heute eine Kanban-Ansicht: Datensätze erscheinen als Karten, die ihr per Drag-and-drop in die nächste Phase zieht. Das funktioniert nicht nur für Aufgaben, sondern auch für eine Sales-Pipeline, ein Ticketsystem oder Bewerbungen. Eine Ansicht allein macht aber noch keine Methode. Ohne Obergrenzen und den regelmässigen Blick auf Staus bleibt es eine hübsche To-do-Liste.
Kanban in Odoo
In Odoo ist die Kanban-Ansicht in vielen Apps die Standardansicht. In Odoo Projekte wandern Aufgaben durch frei definierbare Phasen, im CRM Verkaufschancen durch die Pipeline, im Kundendienst Tickets vom Eingang bis zur Lösung. Die Phasen passt ihr an euren Ablauf an.
Und das ursprüngliche Pull-Prinzip steckt im Lager: Nachbestellregeln lösen Nachschub erst aus, wenn ein Artikel unter den Mindestbestand fällt.
Häufige Fragen zu Kanban
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Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Scrum?
Scrum arbeitet in festen Zeitabschnitten (Sprints) mit definierten Rollen. Kanban kennt beides nicht, sondern steuert einen kontinuierlichen Fluss und begrenzt die gleichzeitig laufende Arbeit.
Was bedeutet WIP-Limit?
WIP steht für Work in Progress. Das WIP-Limit legt fest, wie viele Karten höchstens gleichzeitig in einer Spalte liegen dürfen, damit Arbeit abgeschlossen statt nur angefangen wird.
Woher kommt Kanban?
Aus dem Toyota-Produktionssystem in Japan. Dort signalisierten Karten, wann ein vorgelagerter Arbeitsschritt Teile nachliefern soll.